Copilot Notebooks: Meetings und Projekte vor- und nachbereiten

Meetings und Projekte mit Copilot Notebooks vor- und nachbereiten: Nach der Besprechung kommen die Fragen. Was haben wir beschlossen, wer kümmert sich worum, was ist noch offen? In einem Copilot-Notizbuch liegen Transkript, Protokolle und Unterlagen beisammen. Du und Dein Team findet die Antworten dort selbst und bereitet damit den nächsten Termin vor. Eine Zusatzlizenz brauchst Du dafür nicht.

Was ist ein Copilot-Notizbuch?

Ruth ist Pflegedienstleitung im Gesundheitszentrum Almgrün, unserer erfundenen Musterfirma aus den Trainings, und leitet das Projekt „Digitales Übergabeprotokoll“. Auch das schönste Protokoll beantwortet nicht jede Frage, die zwei Wochen später kommt: Was haben wir zu den Halterungen beschlossen? Wer schult die Neuen ein? Ruth legt deshalb Transkript und Protokoll in ein Notizbuch und teilt es mit ihrem Team. So finden alle den Stand selbst, auch wenn Ruth gerade im Dienst ist.

Was das Notizbuch ohne Zusatzlizenz kann

In Copilot Chat ohne Zusatzlizenz ist das Notizbuch in eingeschränktem Umfang verfügbar. Das ist möglich (Stand: September 2026):

• Bis zu 50 Verweise je Notizbuch: Word, PowerPoint, Excel, PDF, Text- und Markdown-Dateien, Seiten aus Pages und, wenn Dein Postfach in der Cloud liegt, auch Mails.
• Antworten aus Deinen Unterlagen: Der Chat im Notizbuch antwortet aus den Verweisen und zeigt, woher eine Aussage stammt. Steht etwas nicht in den Unterlagen, sagt er das.
• Eigene Anweisungen: Bis zu 8.000 Zeichen für Projektkontext, Ton und feste Formate. Sie gelten nur in diesem Notizbuch.
• Seiten im Notizbuch: Übersichten, Checklisten und offene Punkte hältst Du auf einer Seite fest, die Ihr gemeinsam bearbeitet.
• Teilen im Team: Alle arbeiten mit denselben Verweisen, jede Person chattet in ihrem eigenen, privaten Chat.

Copilot-Notizbuch anlegen und mit dem Team teilen

1. Anlegen. Die Notizbücher findest Du in Copilot Chat in der linken Leiste. Über „Neues Notebook“ legst Du eines an und gibst ihm oben im Dialog einen Namen, bei Ruth ist das „Digitales Übergabeprotokoll“.

   

2. Unterlagen hineinlegen. Im Dialog „Verweise auswählen“ suchst Du Transkript und Protokoll in Deinem OneDrive oder lädst sie hoch. Mit „Erstellen“ ist das Notizbuch fertig. Weitere Unterlagen kommen später über „Verweis“ dazu.

3. Personalisiere Dein Notizbuch. Was Copilot über Dich und Dein Projekt wissen soll, schreibst Du einmal in die Anweisungen. Dann musst Du Deine Rolle und Deine Wünsche nicht in jeden Prompt packen. Du findest sie über die drei Punkte oben im Notizbuch und „Anweisungen“. Die Anweisung gilt für alle Personen, mit denen Du das Notizbuch teilst.

   Der Weg dorthin

   

   Anweisung

   Ich leite das Projekt „Digitales Übergabeprotokoll“ im Gesundheitszentrum Almgrün.
   
   So antwortest du:
   - Ruhige, vollständige Sätze. Sprich mich mit du an.
   - Zu jeder Aussage nennst du die Fundstelle in Klammern: Dateiname, wenn möglich Abschnitt oder Seite.
   
   Feste Formate:
   - Wenn ich nach Aufgaben oder offenen Punkten frage, antwortest du als Tabelle mit den Spalten Aufgabe, Wer, Bis wann, Fundstelle.
   - Am Ende jeder Antwort steht eine Zeile „Woher ich das habe:“ mit den benutzten Dateien.
   
   Was du nicht tust:
   - Keine Namen von Patientinnen und Patienten, auch wenn sie in den Unterlagen stehen. Schreibe stattdessen die Rolle.
   

   So sieht es aus

   

4. Fragen stellen. Rechts im Notizbuch fragst Du nach dem, was Du gerade brauchst. Copilot antwortet aus Deinen Unterlagen und zeigt zu jeder Aussage die Datei. Beispiele findest Du gleich unten bei den Prompttipps.

5. Mit dem Team teilen. Über „Freigeben“ lädst Du Kolleginnen und Kollegen mit Namen oder E-Mail-Adresse ein. Die Chats bleiben dabei privat. Alle Eingeladenen können das Notizbuch bearbeiten und bekommen Zugriff auf die verlinkten Dateien, soweit Du sie teilen darfst. Es lohnt sich also, vorher kurz zu überlegen, welche Unterlagen hineingehören.

Prompttipps für das Notizbuch und weitere Ideen

Die drei Beispiele passen zu Ruths Projekt und folgen unserer TRACK-Formel aus den Trainings. Die Rolle steht schon in der Anweisung des Notizbuchs, darum fehlt sie in den Prompts.

Offene Punkte für den nächsten Jour fixe

Task: Ich will weg vom Suchen im Transkript, hin zu einer Liste der offenen Punkte, um den nächsten Jour fixe vorzubereiten.
Adressat: Das Projektteam im nächsten Jour fixe.
Kriterien: Tabelle mit Aufgabe, Wer, Bis wann und Quelle. Was nicht in den Unterlagen steht, markiere mit [offen].

Kurzinfo für alle, die nicht dabei waren

Task: Ich will weg von vielen Rückfragen, hin zu einer kurzen Info für alle, die nicht dabei waren, um sie auf denselben Stand zu bringen.
Adressat: Kolleginnen und Kollegen der Stationen, die nicht in der Besprechung waren.
Kriterien: Höchstens fünf Sätze ohne Fachbegriffe, zu jedem Beschluss die Quelle.

Fristen bis Ende September

Welche Fristen gibt es bis Ende September, und wer ist dafür zuständig? Nenn zu jedem Punkt die Datei.

Tipps für die Arbeit mit dem Notizbuch

• Die Quelle prüfen: Unter jeder Antwort stehen kleine Verweise auf die Dateien. Mit einem Klick siehst Du, woher eine Aussage stammt.
• Eine Fangfrage stellen: Frag einmal nach etwas, das sicher nicht in Deinen Unterlagen steht. Copilot sagt Dir dann, dass er dazu nichts findet. So bekommst Du ein Gefühl dafür, wie verlässlich die Antworten sind.
• Gute Antworten sichern: Über die drei Punkte unter einer Antwort und „In Pages bearbeiten“ wird daraus eine Seite im Notizbuch. Der nächste Prompt liest sie wie jede andere Unterlage.
• Als Word-Datei weitergeben: Über die drei Punkte, „Exportieren nach“ und „Word“ landet die Antwort als Datei in Deinem OneDrive.

Weitere Ideen für Dein Notizbuch

• Angebote vergleichen: Du legst mehrere Angebote als PDF oder Word-Datei in ein Notizbuch und lässt Dir die Unterschiede als Tabelle zeigen.
• Übergabe und Vertretung: Vor dem Urlaub oder bei einer Nachfolge bündelst Du das Wissen zu Deinen Aufgaben und teilst das Notizbuch mit Deiner Vertretung.
• Projektakte: Alle Unterlagen zu einem Projekt liegen an einem Ort, vom Kickoff bis zum letzten Protokoll.
• Jour fixe und Protokolle: Jedes neue Protokoll kommt als Verweis dazu. So findest Du offene Punkte und Beschlüsse über viele Termine hinweg.
• Einschulung und Standards: Verfahrensanweisungen und Regeln zu Hygiene oder Brandschutz liegen im Notizbuch. Auf eine Frage wie „Welche Frist gilt laut unserer Verfahrensanweisung?“ bekommst Du die Antwort mit Datei und Seite.

Ausblick: Notizbücher mit Microsoft 365 Copilot

Mit der Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot fasst Dein Notizbuch deutlich mehr Unterlagen, und Copilot bezieht bis zu 300 davon in seine Antworten ein. Du legst dann auch Mails, Teams-Besprechungen und SharePoint-Seiten hinein, sodass für die Vorbereitung des nächsten Termins wirklich alles an einem Ort liegt. Wie Du unterwegs mit OneNote auf dem Handy Gespräche, Fotos und Notizen direkt ins Notizbuch bringst, zeigen wir Dir bald in einem eigenen Beitrag.

Wie Ruth ihr Protokoll gleich im Design ihrer Vorlage bekommt, zeigt unser Beitrag Copilot Basic: Vom Transkript zum Protokoll mit Deiner Vorlage.

Wenn Du das mit Deinem Team gemeinsam lernen möchtest, begleiten wir Dich in unseren Copilot-Trainings und KI-Workshops. Wie Copilot im Arbeitsalltag Zeit freimacht, zeigt auch unser Beitrag Der digitale Barista.

Über die Autorin

Monika Keil

Trainerin für KI-gestütztes Arbeiten und gehirngerechtes Lernen und Co-Gründerin von co-drAIver. Sie bringt KI praxisnah in den Arbeitsalltag von Teams im DACH-Mittelstand. www.co-draiver.com