Vom Skeptiker zum KI-Anwender
- Monika Keil
- 10. Mai
- 7 Min. Lesezeit
Erinnerst Du Dich noch an das Jahr 2023? Damals saß mein Mann mit verschränkten Armen am Küchentisch, während die Welt über ChatGPT philosophierte. Sein Urteil war so trocken wie ein schlecht gerösteter Kaffee:
„KI interessiert mich nicht die Bohne. Das ist Spielerei für Informatiker, aber nichts für meinen Arbeitsalltag.“
Heute, im Jahr 2026, hat sich das Blatt gewendet. Jetzt sehe ich einen Mann, der entspannt an einem aufgeräumten Platz sitzt, eine dampfende Tasse Espresso in der Hand. Die Skepsis ist einer stillen Begeisterung gewichen. Dieser Wandel war kein Hexenwerk, sondern eine Reise der kleinen Schritte. Er hat erkannt: Man muss kein Informatikstudium absolvieren, um die Kontrolle über seine Zeit zurückzuholen. Es braucht Neugier und die Bereitschaft, die Rolle des Getriebenen gegen die des Gestalters zu tauschen.
KI bedienen lernen - wie ein "digitaler Barista"
Warum gerade die Metapher vom Digitalen Barista? Ganz einfach: Ich trinke wahnsinnig gerne richtig guten Espresso. Der Haken – ein wirklich guter gelingt nur mit einer Siebträgermaschine. Kaufen kann ich die jederzeit. Aber sie meisterhaft zu bedienen, das muss ich lernen. Wie ein Barista. Ich steuere den Mahlgrad, den Druck und die Temperatur – und erst aus diesem Zusammenspiel entsteht der perfekte Espresso ... oder Cappuccino.
Genau dasselbe gilt für KI. Das Werkzeug steht bereit, mächtig und einsatzfähig. Doch ob am Ende ein lauwarmer Aufguss oder ein Espresso herauskommt, der wirklich begeistert, entscheidest Du!
Welchen Nutzen bietet Dir der Einsatz von KI?
Deine Aufgabe ist es, die Regler für Mahlgrad, Druck und Temperatur zu bedienen. Du steuerst die Maschine, damit sie dir das Ergebnis liefert, das du brauchst. Das Ziel dieser Arbeitsteilung ist simpel, aber lebensverändernd:
Wir verwandeln mühsame Admin-Zeit in mehr Zeit für "Beziehungs-Zeit".
Indem du die KI für die trockenen, repetitiven Routineaufgaben einspannst, schaffst du dir den mentalen Raum für das, was keine Maschine der Welt ersetzen kann: Das Zwischenmenschliche, das Gespräch mit Kunden, die Zeit für Dein Team oder einfach die Freiheit für Dich selbst.
KI macht eine andere Art der Arbeit möglich
In diesen 3 Situationen kannst Du zukünftig Administrations-Zeit sparen .
Takeaway 1: Kunst des richtigen Prompts oder "Das „Schwiegermutter-Braten-Dilemma“
Wie man eine KI steuert, lässt sich am besten am „Schwiegermutter-Braten-Dilemma“ erklären: Der Sonntagsbraten ist im Rohr zur Holzkohle mutiert, die Schwiegermutter steht vor der Tür. Wie rettest Du – verbal – die Situation? Du entscheidest Dich, KI bei der Formulierung zu Rate zu ziehen – und durchläufst dabei drei Stufen.
Stufe 1 – Die Formulierung wie bei der Google-Suche
Du schreibst in das Chatfenster der KI Deines Vertrauens:
Stufe 1: Beispiel-Prompt für das "Schwiegermutter-Braten-Dilemma" „Schreibe mir eine Entschuldigung für einen verbrannten Braten.“ |
Ich habe KI Copilot von Microsoft befragt. Das Ergebnis ist so charmant wie eine Tasse löslicher Kaffee:
Stufe 2 – Du beschreibst das Ziel und den Ton
Du schreibst in das Chatfenster der KI Deines Vertrauens:
Stufe 2: Beispiel-Prompt für das "Schwiegermutter-Braten-Dilemma" „Braten ist verbrannt, Schwiegermutter wütend. Formuliere eine charmante Entschuldigung und biete ihr als Wiedergutmachung 5% Rabatt auf den nächsten Einkauf an.“ |
Hier nutzt Du Humor zur Deeskalation. Ein gelungener Prompt liefert ein Ergebnis wie dieses:
Das ist der Pro-Tipp: ein klares Ziel, eine Prise Tonalität. Und schon wirkt das Ergebnis anders. Wie wendest Du Stufe 2 nun aber für einen Kunden an, bei dem es zb. ein Problem bei der Lieferung gibt?
Stufe 2: Dein Prompt für ein Mail an einen Kunden/Kundin bei einem Problem
Statt bei null anzufangen, gibst Du der KI ein klares Briefing:
Beispiel-Prompt für eine Kundenmail Schreibe eine E-Mail wegen [Problem]. Schreib wie [ein pragmatischer Einzelfachhändler]: direkt, ehrlich, ohne Marketing-Blabla und ohne Einleitungsfloskeln. Benenne das Problem im ersten Satz, gib den Grund [Grund] an und biete [Zusatzartikel] als Entschädigung an. |
Stufe 3 – Der Kontext-Profi in der DSGVO-konformen KI-Welt
Die KI hat einen „blinden Fleck“. Sie kennt Deine spezifischen Werte, Deinen Schreibstil und Deine Firmenphilosophie nicht. Erst wenn Du sie mit Deinem Wissen, also Deinem „geheimen Familienrezept“, fütterst, wird aus einem Standard-Text Dein individuelles Meisterwerk. Häng ein PDF mit Deinem Schreibstil an, ergänze Firmenwerte oder Produktinfos und beobachte, wie sich das Ergebnis verändert. Kontext ist King!
Das Ergebnis in einer DSGVO-konformen KI-Welt kann dann schon so lauten:
Du liest kurz drüber, gibst dem Text Deine persönliche Note und bleibst die Qualitätskontrolle an der Maschine.
Premium-Turbo: Direkt aus dem Chat heraus das E-Mail versenden
Wenn Du z.b. die Premium-Version von Microsoft Copilot nutzt, kannst Du den Entwurf Deines Kundenmail im Chatfenster direkt versenden! Vom Stichwort bis zum „Senden“-Button alles in einem Guss.
Takeaway 2: KI als Sparringpartner nutzen
Den Chat der KI Deiner Wahl (Copilot, ChatGPT, Claude, …) kannst Du nicht nur für Korrespondenz nutzen, sondern auch als kreative Kollegin an Deiner Seite. Gib ihr Deine Produktinfos und schreibe:
Beispiel-Prompt für die Verkaufsvorbereitung „Analysiere das Produkt und erstelle mir 5 schlagkräftige Verkaufsargumente. Antizipiere außerdem 5 mögliche Kundeneinwände, damit ich im Gespräch charmant reagieren kann.“ |
Klar, die Antworten der KI sind nicht immer auf Anhieb ein Volltreffer. Aber sehr oft liefert sie genau die Grundidee, die Du sofort aufgreifen und mit Deiner Erfahrung weiterspinnen kannst. Du bleibst der Profi im Kundengespräch, die KI liefert Dir Ideen ... und eine dieser Ideen ist z.b. jene:
Takeaway 3: Gespräche aufnehmen und sofort ein Protokoll zur Verfügung haben – während oder nach dem Kundentermin
In jedem Kundengespräch gibt es diesen Konflikt: Schenkst Du Deinem Gegenüber 100 % Aufmerksamkeit oder führst Du ein lückenloses Protokoll? Wer schreibt, hört nicht voll zu. Wer nur zuhört, vergisst Details. Wir lösen dieses Dilemma über zwei smarte Wege – je nachdem, was zur jeweiligen Situation passt.
Variante 1: Der diskrete Assistent (Plaud.ai)
Wenn der Kunde mit einer Aufzeichnung einverstanden ist, ist das kleine Zusatzgerät Plaud.ai Dein perfekter Assistent. Es liegt unscheinbar auf dem Tisch, Du startest es, und es läuft diskret im Hintergrund mit. So konzentrierst Du Dich zu 100 % auf Dein Gegenüber. Plaud erledigt den Rest wie von selbst und liefert im Anschluss ein perfekt strukturiertes Protokoll oder eine To-do-Liste, die Du sogar direkt mit Deinem Team teilen kannst.
Was Plaud.ai zusätzlich kann: In Präsenzterminen erkennt das Gerät die einzelnen Stimmen und weist jede Aussage dem passenden Gesprächspartner zu. Gerade bei Mehr-Personen-Runden Gold wert – Du siehst auf einen Blick, wer welche Zusage gemacht hat und wer welchen Einwand auf den Tisch gelegt hat.
Variante 2: Einfach und gleich zum Ausprobieren (Copilot 365-App am Handy)
Ist eine direkte Aufzeichnung nicht gewünscht oder für ein kurzes Gespräch nicht nötig? Kein Problem. Du führst den Termin und machst Dir vielleicht nur ein paar handschriftliche Notizen. Direkt nach dem Gespräch zückst Du Dein Smartphone, öffnest die Copilot-App (für das iphone), fotografierst Deine Skizzen ab und sprichst Deine Erkenntnisse „frei von der Leber weg“ per Spracheingabe ein. Die KI macht aus diesen losen Sprach- und Bildnotizen im Handumdrehen ein sauberes Beratungsprotokoll oder entwirft direkt eine Follow-up-Mail für den Kundendienst. Das ist effiziente Nacharbeit – und das in Minuten statt Stunden. Hier findest Du die Spracheingabe:
Über das + kannst Du die Fotos zusätzlich hochladen und dann Deine Spracheingabe vornehmen:
Takeaway 4: NotebookLM – Der Filter für Deine Informationsflut
Wir ertrinken oft in einer Flut aus PDFs, YouTube-Videos und Messe-Notizen. NotebookLM ist hier Dein digitaler Rettungsanker. Stell Dir das Tool wie den großen Bohnenbehälter Deiner Siebträgermaschine vor – Du kippst das Wissen rein und holst heraus, was Du konkret brauchst.
Unterschiedliche Quellen sind möglich: Du lädst bis zu 50 Quellen gleichzeitig hoch – PDFs, Webseiten, YouTube-Videos und sogar Audiodateien.
Faktentreue: Die KI arbeitet in diesem Notizbuch ausschließlich mit Deinen Daten. Keine Halluzinationen, sondern punktgenaue Zitate mit direkter Verlinkung zur Originalstelle. Jede Aussage ist sofort überprüfbar.
Wissen to go: Mein Favorit ist die Erstellung von Ideen für Präsentationen und die Audio-Zusammenfassung. Die KI generiert einen kleinen „Podcast“, in dem sich zwei Hosts über Deine Unterlagen unterhalten. Perfekt, um sich auf der Autofahrt nach einer Messe die Essenz der neuen Kontakte und Trends anzuhören. Probier es gleich mit den Unterlagen oder einem Youtube-Video aus.
Ein Wort zum Datenschutz Da ich keine Rechtsexpertin bin, teile ich meinen bewährten Grundsatz: Füttere auch NotebookLM niemals mit vertraulichen Daten, solange es Du als kostenfreies Tool nutzt. Ich nutze es für Vorträge, Visualisierungen, selbst erstellte Trainingsunterlagen oder Dokumente, die ohnehin öffentlich recherchierbar sind. |
Dein 21-Tage-Plan zum Digitalen Barista
In drei Wochen optimieren wir Deinen Workflow – Schritt für Schritt, in der Reihenfolge, die Dir am schnellsten Zeit zurückgibt. Wir starten mit dem unmittelbaren Effekt im Kundengespräch, bändigen anschließend die Informationsflut und holen am Schluss den kreativen Sparringpartner ins Boot.
Woche | Fokus | Tool |
Woche 1 | Kundengespräche festhalten: Nimm Termine vor Ort auf oder danach auf und lass Dir Protokoll, To-do-Liste und Follow-up direkt liefern. Ohne dass Du selbst tippen musst. | |
Woche 2 | Informationsflut bändigen: Bündle bis zu 50 Quellen (PDF, Web, YouTube, Audio) in einem Notebook und erstell Dir Audio-Zusammenfassungen für die Autofahrt. | |
Woche 3 | KI als Sparringpartner nutzen inkl. Versand aus dem Chat: Verkaufsargumente, Einwände und Kundenmails direkt im Chat entwickeln – in der Premium-Version sogar mit 1-Klick-Versand aus Outlook. |
Stimmen aus der Kaffeeküche
Was sagen Anwender, die den Weg bereits gehen?
“NotebookLM hat meine Messe-Nachbereitung revolutioniert. Aus 20 Flyern und 4 Mitschriften wurde ein 10-Minuten-Briefing für mein gesamtes Team.” |
“Früher habe ich sonntagabends Protokolle geschrieben. Heute erledigt Plaud.ai das in der Zeit, in der ich vom Kunden zum Auto laufe. 30 % Zeitersparnis sind tiefgestapelt.” |
"Ich fotografiere meine handschriftlichen Notizen ab und spreche zwei Minuten Kontext drauf. Was vorher eine Stunde Tipparbeit war, ist jetzt erledigt, bevor der nächste Kunde anruft." |
Fazit: Die 30-Prozent-Frage und Dein Versprechen für Montag
KI übernimmt das Mahlen der Bohnen und den Druck im Siebträger. Sie ist Dein fleißiger Gehilfe in der digitalen Kaffeeküche. Doch das kreative Finish, die strategische Entscheidung und das menschliche Lächeln – das bleibt Deine ureigene Aufgabe. Du bist diejenige, die den Kaffee an den Gast überreicht.
KI macht eine andere Art der Arbeit möglich. Sie befreit uns von der Last der Administration und gibt uns die Zeit für etwas anderes zurück. Der Weg dorthin beginnt nicht mit einem Informatikstudium, sondern mit einer einfachen Entscheidung.
Die Frage, die ich auch im Vortrag stelle Wenn eine KI heute 30 % Deiner Routineaufgaben übernehmen könnte – was würdest Du mit Deiner gewonnenen Zeit erschaffen? |
Vielleicht ist es die strategische Neuausrichtung Deines Unternehmens, die schon viel zu lange wartet. Vielleicht ist es Zeit für intensivere Kundenbeziehungen. Vielleicht ist es eine neue Fähigkeit, die Du schon lange erlernen wolltest.
Gib Dir selbst das Versprechen für Montag: Fang mit einer Sache an. Denk an die Siebträgermaschine, probier den ersten 2-Stufen-Prompt (der mit der Beschreibung des Ziels und der Tonalität) – und genieß Deinen ganz persönlichen Cappuccino-Moment.
Die Zukunft wartet nicht. Sie duftet bereits nach frischem Kaffee.
Wenn du wissen willst, wie Du in Deiner Organisation KI in Deinen Arbeitsprozess integrierst, ist das genau die Art von Frage, die wir bei co-drAIver gemeinsam durcharbeiten. Melde dich!
Dieser Blogpost ist Teil des Vortrags "Ihr digitaler Barista für Ihre Kundenkorrespondenz".
Über die Autorin
Monika Keil Trainingsdesignerin · Trainerin für KI gestütztes Arbeiten und gehirngerechtes Lernen · Co-Gründerin von co-drAIver Monika Keil begleitet gemeinsam mit Marion Wetter Unternehmen mit Strategie, Change-Management, Trainings und Keynotes auf ihrem Weg in eine zuversichtliche KI-Zukunft. |  |
Quellen
Idee und Umsetzung: Monika Keil, mein digitaler Barista: Notebook LM und Microsoft Copilot Cowork
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